Wie erkläre ich Jemandem, der mich fragt
wie eine Kostenrechnung funktioniert,
wie eine Kostenrechnung funktioniert?

Kostenrechnung wird Ihnen Spaß machen, sobald Sie sehen, wie Sie den finanziellen Erfolg Ihrer Arbeit selbst steuern können!

Die klassische Kostenrechnung - ob mit oder ohne EDV - wird hauptsächlich in produzierenden Unternehmen eingesetzt. In diesen Unternehmen erfüllt die Kostenrechnung folgende allgemeine Aufgaben:

Ermittlung von Kostenfaktoren wie Material, Arbeit und Gemeinkosten die in der Güterentstehung anfallen Vorgabe von Richtwerten (=Sollkosten) Kontrolle der Zielerreichung (=Ist-Kosten) Preis- und Gewinnermittlung.

Ein Industrieunternehmen soll 10.000 identische Toaster produzieren. Zu den Kosten der Rohstoffe (Blech, Heizelemente, Kabel, Kunststoffe usw.) werden die Kosten der Arbeitsstunden und ein Anteil der Gemeinkosten addiert und durch 10.000 geteilt (=Selbstkosten). Selbstkosten + Gewinn ergeben den Verkaufspreis/Stück.

In der Arztpraxis würden jedoch die Quartalskosten geteilt durch die Anzahl Patienten keine sinnvolle Größe ergeben, da die Patienten (Toaster) nicht identisch sind. Das gleiche gilt auch für die Ziffern. Eine sinnvolle Größe erhalten Sie erst dann, wenn die Praxis- und Personalkosten auf die Leistungen (Ziffern) umgelagert werden.

Unsere Ausgangskriterien für die Entwicklung einer Kostenrechnung für die Arztpraxis waren: Einfache und zeitsparende Handhabung sowie eine schnelle Bearbeitung. Anlehnung an die klassische Kostenrechnung unter Berücksichtigung der Besonderheiten einer Arztpraxis, um nachvollziehbare Kostenermittlungen und -berechnungen durchführen zu können. Integrierte und flexible Auswertungsmöglichkeiten anbieten zu können. Leicht verständliche und anschauliche Darstellungen in möglichst verdichteter Form zu präsentieren.

Sechs gute Gründe, warum Sie sich für Kostenrechnung mit Softwareunterstützung entscheiden sollten:

Erstens: Sie sind aus Berufung und Überzeugung Arzt. Ihre Patienten stehen für Sie immer im Vordergrund; und das ist richtig so. Sie sind jedoch auch Unternehmer mit Verantwortung für Existenz, Personal und Ihre eigene Familie, d.h., daß die Sicherstellung Ihrer Praxis auch eine zentrale Rolle spielen muß. Mit einer Kostenrechnung können Sie das Wohlergehen Ihrer Praxis analysieren und kontrollieren.

Zweitens: Abweichend von der Industrie sind die Preise Ihrer Leistungen per Fiat festgelegt. Da Sie keine Möglichkeit haben Ihre Gewinne durch Preiserhöhungen zu steigern, haben Sie nur die Möglichkeit Ihre Kosten zu senken. Mit einer Kostenrechnung können Sie feststellen, wo Ihre Kosten entstehen und entsprechende Einsparungsmaßnahmen ergreifen.

Drittens: In Gesprächen mit Ihrer Bank (und mit der KV) hilft es immer konkrete Zahlen und Fakten vorlegen zu können. Mit einer Kostenrechnung können Sie harte Zahlen und Fakten vorlegen und darüber hinaus zeigen, daß Sie in betriebswirtschaftlichem Sinne als Unternehmer handeln und agieren.

Viertens: Diagnosen und Therapien spiegeln sich in Ihrer Praxis-EDV in Leistungsketten wieder. Mit einer Kostenrechnung können Sie Ihre Leistungsketten kostentechnisch analysieren. Sollte eine Leistungskette das erwünschte Ergebnis nicht bringen, haben Sie die Möglichkeit, selbstverständlich immer unter Berücksichtigung der medizinischen Aspekte, Alternativen zu finden.

Fünftens: Begriffe wie Praxis-Budget, Leistungseinschränkung, Honorar -einschränkung usw. fliegen uns förmlich um die Ohren durch Rundschreiben, Presse, Funk und Fernsehen. Das sensible Thema "Kosteneinsparung im Gesundheitswesen" läßt sich jedoch an dieser Stelle nicht vermeiden. Mit einer Kostenrechnung können Sie den konsequenten Bemühungen hinsichtlich Ihrer Einkommensverschlechterung entgegenwirken.

Sechstens: Sie können Ihr Gewinnpotential optimieren.

Was ist Kostenrechnung in der Arztpraxis?

Ihr Rechnungswesen setzt sich aus einem internen und einem externen Bestandteil zusammen. Der externe Bestandteil - Buchhaltung/Jahresabschluß/Bilanz - unterliegt gesetzlichen und steuerrechtlichen Bestimmungen hinsichtlich Aufbau und Inhalt (der Dokumentationsfunktion).

Der interne Bestandteil des Rechnungswesens - Kostenrechnung und Liquiditätsrechnung - ist dagegen von rechtlichen Bestimmungen unabhängig und wird durch die zweckmäßige Bestimmung in ihrem Gestaltung und Informationsgehalt bestimmt. Dadurch ist es möglich, ein auf die Arztpraxis abgestimmtes System zu realisieren.

Für die Arztpraxis sind zwei Elemente des internen Rechnungswesens von vordergründiger Bedeutung: Liquiditätsplanung/-rechnung und Kostenrechnung.

Kostenrechnung:
Eine Kostenrechnung in der Arztpraxis dient demselben Zweck wie in der Industrie: Als internes Kontroll- und Informationsinstrument für die Unternehmensführung.

Obwohl Ihre Praxis kein Produkt per se herstellt, sind die Prinzipien der industriellen Kostenrechnung voll anwendbar. D.h. die Praxis ist das Unternehmen, die jeweiligen Praxisräume sind die Produktionsstätten, die Patienten sind die Kunden und die Leistungsziffern sind die Produkte. Somit können Sie die Relation zwischen Ihren Kosten und Ihren Leistungen analysieren und kontrollieren. Das bedeutet im Klartext eine Gewinn- und Verlustrechnung pro Behandlungsraum, Leistungsziffer und Patient. Dort wo Verluste erwirtschaftet werden sollten Maßnahmen ergriffen werden.

Liquiditätsplanung:
Ihre Praxis gilt dann als ausreichend liquide, wenn sie in der Lage ist, jederzeit ihren eingegangenen Zahlungsverpflichtungen nachzukommen.

Der Liquiditätssteuerung kommt daher eine zentrale Bedeutung für das Fortbestehen ihrer Praxis zu, da insbesondere in ökonomischen Krisensituationen existentielle Konsequenzen zu beachten sind. Ein Software-Modul Liquiditätsplanung bietet mit der Verknüpfung Ihrer Bankkonten, Kreditlimits, Ihrer Planeinnahmen und -ausgaben eine liquiditätsmässige Hochrechnung über zwölf Monate. Liquiditätsengpässe sind somit rechtzeitig erkennbar und entsprechende Massnahmen können ergriffen werden.

Häufig gestellte Fragen zum Thema Kostenrechnung

Welche Vorteile bringt mir Kostenrechnung?
Die Vorteile einer Kostenrechnung liegen darin, daß Sie die Relation zwischen Ihren Kosten und Ihren Leistungen analysieren und kontrollieren können . Neben dieser grundlegenden Aufgabe kann eine entsprechende Software noch eine Vielzahl weiterer neben- und untergeordneter Aufgaben lösen oder zu deren Lösung beitragen. Hierzu gehören die Wirtschaftlichkeitskontrolle, die Ermittlung der Kosten pro Leistung, die Ermittlung des Praxisergebnisses und Lieferung von Daten und Informationen für Ihre Planungs- und Entscheidungsrechnungen.

Ich habe eine Buchhaltung. Wozu dann Kostenrechnung?
Weil Ihre Buchhaltung nicht aussagefähig genug ist! Die Buchhaltung sagt lediglich nur aus wieviel Sie verdient oder verloren haben. Eine Kostenrechnung ergänzt diese Aussage um eine Information wo diese Gewinne oder Verluste entstanden sind! Somit können Sie gezielt präventive Maßnahmen ergreifen.

Ist Kostenrechnung zeitaufwendig?
Nein. Die Datenübernahme aus Ihrer Praxis-EDV erfolgt mit einer geeigneten Software automatisch und nimmt ca. fünf Minuten in Anspruch.

Mein Steuerberater macht das alles.
Ihr Steuerberater ist sehr wichtig. Im Normalfall liefert er jedoch keine Kostenrechnung, sondern Ihre Buchhaltung und ggf. eine BWA (Betriebswirtschaftliche Auswertung). Kostenrechnung ist ein gänzlich anderes Instrument als eine Buchhaltung und liefert weitergehende Informationen. Informationen, die weder eine Buchhaltung noch eine BWA hergeben können!

Sparen ja, aber wo?
Ganz einfach: Dort wo Ihre Kosten zu hoch sind! Kostenrechnung ermöglicht eine Gewinn- und Verlustrechnung pro Patient, Leistungsziffer und Behandlungsraum. Dort, wo Verluste erwirtschaftet werden sollten Maßnahmen ergriffen werden.

Wie hoch ist der Sozialanteil meiner Praxis?
Leistungen, die Sie erbringen, die nicht oder nicht ausreichend bezahlt werden, bezeichnen wir als den Sozialanteil Ihrer Praxis. Kostenrechnung zeigt Ihnen, wo dieser Anteil entsteht und wie hoch er ist.

Wo verdiene ich mein Geld?
Medizinisch notwendig und abrechnungstechnisch möglich: Da kollidieren zwei Welten. Eine geeignete Kostenrechnungssoftware ermöglicht eine Gruppierung Ihrer Patienten nach frei definierbaren Gruppen. Für jede Gruppe sowie für den einzelnen Patienten können Sie eine Gewinn- und Verlustrechnung durchführen. Dann wissen Sie, wo Sie verdienen und wo Sie dazubezahlen.

Welche Leistungen verursachen Verluste und welche Gewinne?
Ziffer 31 (Punktwert 450) nach GOÄ (Homöopathische Folgeanamnese) verlangt mindestens 30 Minuten unter lfd. Behandlung. Umgerechnet wären dies 900 Punkte/Stunde  inklusive Ihres Gewinnanteils! Kommen Sie damit zurecht? Kostenrechnung beantwortet diese Frage ganz genau.

Verordnen Sie Ihrer Praxis Kostenrechnung

Wie kann ich Kostenrechnung realisieren?

Der Einstieg beginnt in der Regel mit der Installation und Anpassung einer entsprechenden Software. Neben der Installation, gehört hierzu die Einrichtung der Datenübernahme aus Ihrer Praxis -EDV und die erstmalige Übernahme der Stammdaten aller Ihrer Patienten und Ihren Ziffern. Eine Grundschulung in der Handhabung des Programmes gehört ebenfalls dazu.